Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch

FG München 19.10.2017 7 K 3429/16 Ein elektronisches Fahrtenbuch ist steuerlich nicht anzuerkennen, wenn es nachträglich verändert werden kann, ohne dass die Veränderungen kenntlich gemacht werden.

Die Unveränderbarkeit eines Fahrtenbuchs ergibt sich nicht aus dem Veränderungsverbot des § 146 Abs. 4 AO, sondern aus einer Auslegung des Begriffs „Fahrtenbuch“ i. S. von § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG. So folgt z. B. aus der Bezeichnung „Buch“, dass es sich nicht um eine lose Blattsammlung handeln darf. Nach diesen Maßstäben ist bspw. ein mit Excel geführtes Fahrtenbuch kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Es ist dann kein Fahrtenbuch i. S. von § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG. Enthält ein Fahrtenbuch nur kleinere Mängel, kann es noch ordnungsgemäß sein. Allerdings müssen die Angaben dann insgesamt plausibel sein. Im Urteilsfall fehlte es an der Plausibilität der Angaben, so wurde der Kilometerstand im Fahrtenbuch für Mai und Juni fortgeschrieben, während der Kläger in diesem Zeitraum einen Mietwagen gefahren ist. Folge: Statt des konkret ermittelten Privatanteils ist die Entnahme nach der 1 %-Methode zu bewerten.

Praxishinweise: Das im Rahmen einer Außenprüfung bestehende Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung erfasst auch elektronische Fahrtenbücher einschließlich der maschinellen Auswertbarkeit der Fahrtenbuchdaten. Grundsätzlich sind die GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken und die dadurch entstehende Abweichung vom Tachostand des Fahrzeugs unbedenklich. Die Finanzverwaltung empfiehlt aber den tatsächlichen Tachostand im Halbjahres- oder Jahresabstand zu dokumentieren. Für die Anerkennung einer elektronischen Fahrtenbuch-Software besteht kein Zertifizierungsverfahren. Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Fahrtenbücher bleibt deshalb immer einer Einzelfallprüfung vorbehalten, die regelmäßig im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung vorgenommen wird. Alternativ kann z. B. auch einen Monat lang das elektronische Fahrtenbuch geführt und dann dem Finanzamt zur Prüfung vorgelegt werden. So kann man sich vergewissern, ob das Finanzamt das (elektronische) Fahrtenbuch anerkennt.

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